Weboldalunkon cookie-kat használunk a legjobb felhasználói élményért.

Elfogadom

 A DataMagic ERP rendszere rendelkezik néhány tipikusan, a sport területére vonatkozó funkcióval. Célunk ezen területek rövid bemutatása.

 A rendszer képes a gazdasági életben előforduló alapszerződéseken túl a speciális sportszerződések, átigazolási szerződések, szponzori-, támogatási szerződések, ügynöki-, reklám szerződések kezelésére is. Lehetőség van speciális feltételek egész sorának beállítására a rendszerben (például: sportolók eredménytől függő prémiumfeltételeinek beállítása, folyamatos szerződések esetén automatikus havi számlakiállítás).

A feladatkezelővel és az eseménynaptár funkcióval összekötve értesíti a rendszer a jogosultsággal rendelkező felhasználókat az egyes szerződések lejárata előtt, illetve ez a dátum a naptárba is bejegyzésre kerül.

A rögzített szerződésekkel kapcsolatos állapotokat különböző státuszokkal lehet szabályozni (pl. rögzített, jóváhagyandó, aláírásra vár stb), ezekkel is megkönnyítve a szerződéssel kapcsolatos feladatok nyomon követését.

Minden szerződéshez csatolható az eredeti bizonylat pdf formátumban, ami bármikor lekérdezhető.

 A fejlett partner nyilvántartó modul a szokásos vevők, szállítók adatain kívül a dolgozók, játékosok és a technikai stáb adatait is kezeli. Egy partner több kategóriába is sorolható (pl: egy dolgozó lehet vásárló is). Lehetőség van magánszemélyek esetében például a különböző engedélyek, igazolványok adatainak rögzítésére. Továbbá sportolók esetében pl. a méretadatok, korábbi klubok, tagdíjak, edzők esetében pedig a szakmai múlt rögzítésére.

A partner nyilvántartó a feladatkezelővel és az eseménynaptárral együttműködve értesítést küld az igazolványok lejárata előtt az arra jogosult személyeknek.

A partner nyilvántartó modulon belül itt is van lehetőség a kapcsolódó dokumentumok (igazolványok, engedélyek stb) pdf formátumban történő csatolására.

 A sport területén rendkívül fontos a reklám. A sportegyesületeknek tudniuk kell hol, ki, milyen időtartamra, mennyiért bérel reklám felületet tőlük, melyek a még szabad felületek. Ehhez a rendszer hirdetési felület nyilvántartó modulja rendkívül látványos módon, grafikus felületen tudja bemutatni a rendelkezésre álló reklámfelületeket, színekkel megjelölve a már kiadott, a közeljövőben lejáró, illetve a szabad felületeket is. Grafikus felületének köszönhetően a felhasználók és a bérlők is könnyen el tudják képzelni, hol fog a reklámjuk szerepelni.

 A feladatkezelő modul a már korábban említett eseményfigyelésen kívül bármilyen feladat rögzítésére, üzenetek küldésére használható. A felhasználó a program indításakor automatikusan a teendők listáját látja. A program indítása után érkező feladatokról kis üzenet ablak nyílik, ami figyelmezteti a felhasználót az új teendőkről. Az üzenetküldés lehet automatikus és kézi (felhasználó által generált) beállítású.

 Az eseménynaptár funkció használatával minden találkozót, értekezletet, eseményt egyszerűen lehet kezelni. A kézzel felvett eseményeken túl, a más modulokban beállított határidők is ide kerülnek. A MS Outlook funkcióval összeköthető.

 A sporteseményekről jegyzőkönyveket kell vezetni, ezekről statisztikákat kell készíteni. Ezt könnyíti meg a rendszer sportesemények nyilvántartó modulja. Lehetőség van rögzíteni a rendszerbe a különböző sportesemények jegyzőkönyveiben szereplő adatokat, de akár az edzések eredményeit is. Ezek a szerződéskezelő modullal összekötve adatot szolgáltatnak pl. a korábban már említett sportoló eredménytől függő prémiumának megállapításához.

Természetesen itt is csatolhatjuk pdf formátumban az eredeti dokumentumokat.

 A szertár nyilvántartó modulban módunkban áll a kollégák, illetve a sportolók részére a szertárban található eszközöket kiadni vagy visszavenni. Használatával egyszerűen és pontosan meg lehet mondani, hogy mely eszköz kinél van, illetve, hogy melyik kollégánál, sportolónál milyen eszközök vannak.

  Természetesen a felsorolt funkciók további felhasználási lehetőséget rejtenek magukban, például az egyes adatok hozzáférési lehetősége jogosultságtól függően beállítható

 

1.    Szerződéskezelés

 

A rendszer képes a gazdasági életben előforduló alapszerződéseken túl a speciális sportszerződések, átigazolási szerződések, szponzori-, támogatási szerződések, ügynöki-, reklám szerződések kezelésére is. Gazdasági eseményként rögzítjük a szerződéseket, esemény típusként pedig a szerződések különböző fajtáit.

 

A rendszerben önálló modulként található meg a szerződés rögzítő felület, mely alkalmas gazdasági      

társaságokkal, sportolókkal, magánszemélyekkel, dolgozókkal kötött kimenő, illetve bejövő szerződések      

nyilvántartására.

 

Szerződésrögzítés

 

A szerződések „láthatóságát” különböző adatok alapján szabályozhatjuk, vagyis szűréseket alkalmazva csak azok a szerződéseket jelenítjük meg, melyek a feltételeknek megfelelnek.

Jelenleg a szerződések megjeleníthetőek adott dátumra, időintervallumra szűrve, szerződéstípusonként, illetve sorba rendezhetőek az adott oszlop fejlécére kattintva.

 

A felső részben, a szerződés fejlécében található adatok, a felület alsó részében a szerződés tételei jelennek meg. Szabadon szerkeszthetőek, hogy milyen oszlopokat/adatokat kívánunk megjeleníteni, illetve, hogy azok milyen sorrendben legyenek láthatóak.

 

Lehetőség van a szerződéshez dokumentumot, képet csatolni. Az iktatáskor kapott sorszám megjelenik a szerződés sorában. Szerződés rögzítésekor és utólag is lehet dokumentumot csatolni.

 

Szerződés státusza

 

A szerződés állapotát a státusza mutatja, ezzel is megkönnyítve a szerződéssel kapcsolatos feladatok nyomon követését. Új szerződésnél lehet például: aláírásra vár, aláírt, postázott. Átigazolási szerződésnél az átigazoláshoz, engedélyezéshez szükséges hivatalos lépéseket, okmányokat, engedélyeket mutatja, vagyis, hogy milyen szakaszban van az ügyintézés. A státuszok megadása a cég, sportegyesület ügyviteli technikája alapján kerül kidolgozásra.

A szerződések bizonyos állapota után, például „Aláírt”dokumentumok módosítása úgy történik, hogy az eredeti szerződés alapján a program készít egy új szerződést, a régit pedig lezárja. Az új szerződésnél megjeleníti a módosított szerződés sorszámát, valamint, hogy az új szerződés hányadik változat, hányszor lett az eredeti szerződés módosítva.

 

A szerződés típusai előre a törzsadatban kerülnek rögzítésre.

 

A rendszer képes kezelni a kapcsolódó szerződéseket, pl. átigazolási- és munkaszerződés.

 

Dokumentum csatolása

 

A szerződéshez csatolt dokumentum a szerződés megnyitásakor is megjelenik.

 

A szerződés rögzítése során, a típusa határozza meg, hogy a partnernyilvántartóból milyen szerepkör típussal rendelkező partnereket lehet kiválasztani.

  • Munkaszerződés esetén csak olyan partner választható ki, akinek a szerepkör típusa játékos és/vagy dolgozó (alkalmazott).
  • Szolgáltatói szerződés esetén csak olyan, akinek a szerepkörtípusa szállító és/vagy vevő.
  • Ügynöki szerződésnél csak olyan partner választható ki, akinek a szerepkörtípusa ügynök.

 

Amennyiben olyan partnerrel szeretnénk szerződést felvenni, akit a partnernyilvántartóba még nem rögzítettünk, a szerződés rögzítő felületről közvetlenül elérhető a partnernyilvántartó ablak, ahol a szükséges adatokat felvihetjük.

 

A rögzítő felület alsó részében a szerződés tételeit vehetjük fel.

 

Speciális mezők reklám- és bérleti szerződéshez

 

Bérleti- és reklámszerződésnél helykódokkal jelölhetőek a bérbe adni kívánt épületek, helyiségek, valamint a reklám kihelyezésre alkalmas felületek. A tételeknél rögzíthető, hogy melyik épületre, illetve reklámfelületre vonatkozik az adott szerződés.

 

Feltételkezelés

 

Lehetőség van sportolók teljesítményhez fűződő szerződésfeltételének rögzítésére. A speciális feltételek teljesülését figyeli a program (más modulokkal is összekapcsolódva) és a feltételek teljesülésekor üzenetet küld az arra jogosultnak, például arról, hogy kiállíthat, illetve befogadhat adott szerződéshez számlát.

 

A rendszer a feladatkezelő és az eseménykezelő modullal összekötve értesíti a jogosultsággal rendelkező felhasználókat az egyes szerződések lejárata előtt, illetve ez a dátum a naptárba is bejegyzésre kerül.

 

2.    Partnernyilvántartás

 

Személyes és céges adatok, gazdasági, valamint szakmai információk nyilvántartására szolgáló felület, ahol azok a partnerek szerepelnek (vevő, szállító, saját dolgozó, játékos), akik valamilyen formában kapcsolatba kerülnek a céggel.

 

A funkciót a Törzsadatok/Névjegy/Szerepkör felületen érjük el:


 Általános adatok

 

A partnerek névjegyei csoportosíthatóak típusok megadásával. Például: üzleti partner, alkalmazott, sportolók.

Itt kell megadni a cég nevét, cégjegyzékszámát, kapcsolattartóra vonatkozó adatokat.

Lehetőség van a cég jogi státuszának jegyzésére (pl: csődeljárás, végelszámolás alatt) is.

Személyi adatok rögzítése során a partner saját adatain kívül, lehetőség van kiskorú esetében gondviselő és iskolai adatok, elérhetőségek megadására is.

 

Szerepkör

 

A partnerekhez „Szerepkörök” rendelhetők, annak függvényében, hogy milyen státusza, beosztása van az érintett félnek. Egy partnernek több szerepköre is lehet. A szerepköröket „Szerepkör típusokhoz” rendelhetjük hozzá. Ez egy tágabb csoportosítási lehetőség, mellyel a későbbiek folyamán a lekérdezések sokrétűbbé, egyszerűbbé tehetőek.

A szerepkörbe való besorolás bármilyen szempont szerint lehetséges, fontos azonban, hogy ezek a csoportosítások a felhasználók számára egységesek legyenek.

 

Gazdasági adatok

 

Adott vállalkozás pénzügyi információs adatait tartalmazza, számla kiállításhoz szükséges alapadatoktól kezdve egészen a főkönyvbe való bekerülésig.

 

Igazolványok/Engedélyek

 

A program lehetőséget ad különböző típusú igazolványok rögzítésére. Ez lehet útlevél, személyi vagy tagsági igazolvány, vagy bármilyen más sportoló igazolvány, engedély. Rögzíthető az igazolvány száma, kiállítási és lejárati dátuma. A lejárt dátumú engedélyeket a program pirossal jelöli. A rendszer képes az igazolványok lejárata előtt értesítést küldeni a felhasználóknak.

 

Csatolhatjuk az igazolványokról készült másolatokat.

 

Elérhetőségek

 

Partnereink elérhetőségének megadására szolgáló felület.

Rögzíthetünk különböző címeket – számlázási, szállítói, otthoni – illetve egyéb elérhetőségeket, mint telefonszám, e-mail cím, web oldal. Jelölhetjük, melyik az alapértelmezett, amit - például a szerződés elkészítésekor - a partner kiválasztása után automatikusan használ a program.

 

Számlaszámok

 

Egy partnerhez több, különböző bankoknál és különböző devizákban vezetett számlaszámot is rögzíthetünk.

 

Méretadatok

 

Sportolók esetében historikusan tárolhatóak különböző méret adatok, úgymint, magasság, súly, sportolói mez, cipő méret.

 

Szakmai adatok

 

A program alkalmas a sportolók, valamint az alkalmazottak szakmai múltjának rögzítésére, figyelemmel kísérésére.

Megadható a munkaköri leírás, a munkaviszony kezdete és vége, valamint egyéb munkaszerződésben rögzített adatok. A sportoló melyik sportegyesületben játszott, milyen versenytípusokban szerepelt. Természetesen, mint minden lejárattal rendelkező adat esetében itt is beállítható, hogy a rendszer a lejárat előtt értesítést küldjön a felhasználóknak.

 

Szerződések

 

Adott partner nevére szóló és rendszerben rögzített - lejárt és érvényes - szerződések jelennek itt meg. A felületről lehívható a szerződés teljes tartalma.

 

Fénykép

 

Sportolói eredményekről, partnerről, általa végzett tevékenységről, cégtelephelyről készült fényképek csatolhatóak az adatlaphoz.

 

Értesítés

 

A feladatkezelővel és az eseménynaptár funkcióval összekötve itt is értesíti a rendszer a jogosultsággal rendelkező felhasználókat a lejárati dátum előtt.

 

3.    Hirdetési felület nyilvántartás

 

A bérbe adandó reklámfelületek elhelyezkedését és méreteit, nyilvántartási kódját, bérlési adatokat tartunk nyilván és kapcsolunk össze egy vizuális megjelenítő felülettel.

 

A grafikus felületen megjelenő téglalapok a reklámtáblák méretarányosan kicsinyített másai, melyek elhelyezési- és méret adatait adatbázisunkban tároljuk.

Megjeleníthetők a színes reklámplakátok kicsiben, illetve adott cégek szerint csoportosított színkódok. Külön színnel/kerettel jelölhetők a hamarosan lejáró bérlési idejű felületek, lekérdezhetők a hozzájuk tartozó cégek adatai.

 

Helykódok

 

A vizuális megjelenítő felületen az egyes helykódok interaktívan kattintással kiválaszthatóak, és egy oldalsó szöveges sávon is megjeleníthetők a hozzájuk tartozó bérlési adatok. Az oldalsó szöveges sáv alján beviteli mezők, nyomógombok találhatók a bérléssel kapcsolatos adatok módosítására: bérlési idő hosszabbítás, plakát cseréje/eltávolítása, szerződési adatok módosítása.

Nyilvántarthatunk út menti egybefüggő és osztott reklámfelületeket, sportpályák mellé kihelyezett reklámfelületeket.

 

Több felület együttes bérlése esetén a következő felület jelenik meg:

 

Egy másik nézetben meghatározott bérlési adatok szerint színezi a rendszer a helyeket: bérlési idő lejártáig hátralévő idősávok, vagy a plakát-helykódok bérlő cégek szerinti eltérő színezése.

 

Grafikus felület funkciói

 

A grafikus felülettel elérhető funkciók vázlatosan:

-          Reklámfelületek méretarányos megjelenítése az adatbázisban tárolt elhelyezés és méretek alapján

-          Interaktív kattintással a kiválasztott felület bérlési adatainak megjelenítése/módosítása az oldalsó szöveges sáv, beviteli mezők segítségével

-          Adott feltételeknek megfelelő találatok kiemelése grafikusan, színekkel (pl. egy héten belül lejáró bérlésű felületek; szerződés-hosszabbítást kért bérlések ügyintézése folyamatban)

-          Adott mező értékei szerinti csoportosítás megjelenítése színekkel (pl. egyazon cég által bérelt felületek egy színnel)

-          Nem kiadott felületek megjelenítése vizuálisan

 

4.    Feladatkezelő

 

A DataMagic alkalmas a rendszer által automatikusan, valamint a felhasználók által kézzel generált feladatok megjelenítésére, a feladatoktól függően felhasználó-, illetve egyéb jogosultság beállításokat figyelembe véve.

 

A felhasználó a program indításakor automatikusan a teendők listáját látja. A program indítása után érkező feladatokról kis üzenet ablak nyílik, ami figyelmezteti a felhasználót az új feladatokról.

 

Például átigazolási szerződés rögzítésekor, a dokumentum a következő státuszt kapja: Átigazolás előkészítése. A folyamat során az első két lépés a vízum és a tartózkodási engedély megléte, illetve érvényessége.

Erről a két ellenőrizendő dokumentumról az arra jogosult egy feladatlistát kap, mely tartalmazza az elvégzendő feladatot, ki és mikor küldte, illetve milyen határidővel.

 

Adott esetben az engedélyek, illetve más feladatok aktuális helyzetét figyelembe véve választhatja ki a felhasználó, hogy elvégzett már egy feladatot, vagy a későbbiekben szeretne foglalkozni vele.

 

Jelen esetben, ha jóváhagyásra kerül mind a vízum, mind a tartózkodási engedély is, a szerződés új státuszt kap: TMS ügyintézés. Ehhez újabb feladatok kerülnek kiosztásra.

 

Felhasználó saját magának és másik felhasználónak kézzel is generálhat ilyen üzenetet, a megjegyzés mezőben feltüntetve a feladatot, dátumot. Például: Szponzori látogatás, legyen szíves előkészíteni a tárgyalót (szendvics, üdítő).

 

5.    Eseménynaptár

 

Az eseménynaptár a felhasználók által használt közös felület, ahol felvehetik, frissíthetik és nyomon követhetik az egyes személyek és osztályok időbeosztását és programjait.

Megadható az eseményekkel kapcsolatos minden információ, esemény neve, helyszíne, a résztvevők – listából, illetve e-mail címekből történő kiválasztással - illetve beállítható emlékeztető küldése e-mailben illetve SMS-ben az aktuális naptárbejegyzésekről.

 

A kézzel felvett eseményeken túl az eseménynaptár kezeli a más modulokban beállított határidőket, például különböző igazolványok lejárati dátumát, szerződések lejárati dátumát.

 

A DataMagic más moduljából - például Feladatkezelő - megjeleníti az elvégzendő feladatokat.

 

Az eseménynaptár képes találkozókat szinkronizálni az ügyfél Microsoft Exchange szerverével.

 

Tárolható különböző igazgatási és ügyviteli szervek – adóhivatal, posta, okmányiroda - nyitvatartási és ügyfélfogadási ideje.

 

Naptár bejegyzések megjelenítése napi, heti és havi nézetben lehetséges, bejegyzési kategóriánként (kategória lehet például: edzőtábor, megbeszélés, bajnoki meccs) eltérő színekkel jelölve.

 

A bejegyzett események módosításáról tájékoztatást kaphatnak az érintettek a megjelölt értesítési csatornán – e-mail, SMS – keresztül.

 

6.    Sportesemények nyilvántartása

 

A sportesemény nyilvántartó modul a sportolók tetszőleges eseményeinek (gól, edzésen elért eredmény, sérülés, stb.) rögzítésére szolgál. Az események lehetnek csak az adott sportolóval kapcsolatosak (pl. edzés eredmények, sérülések, stb.) vagy lehetnek egy konkrét versenyhez tartozóak.

A rögzített események alapján sportolónként lehetőség nyílik a historikus adatokat lekérdezni, a sportoló eredményeit, fejlődését megtekinteni. Ezen felül szolgálhat a munkaszerződés feltételei alapjául, valamint a mérkőzés vagy verseny jegyzőkönyvek is ezekre épülnek.

 

Események

 

Az eseményeknek nem kell kapcsolódnia versenyhez vagy mérkőzéshez, de utóbbiakhoz is tetszőleges számú esemény rögzíthető. A közös minden esetben, hogy meg kell adni egy eseménytípust, egy dátumot vagy időt (pl. hanyadik perc), sportolót, és valamilyen eredményt.

 

Verseny

 

Jegyzőkönyvet lehet készíteni akár egyszeri versenyről, akár egy versenysorozatról is. Versenysorozat esetében előszőr a versenysorozat szabályait lehet rögzíteni, ehhez kapcsolódóan készülnek a jegyzőkönyvek.

 

Verseny és mérkőzés jegyzőkönyv

 

Sportáganként eltérő jegyzőkönyvek rögzítésére alkalmas a funkció, akár csapatsportágak, akár egyéni sportok számára. A versenyek vagy mérkőzések főbb paramétereinek megadása után lehet az eseményeket rögzíteni.

 

A versenykiírás szabályai alapján tabellák és elért helyezések is megtekinthetőek. Ezen felül a DataMagic fel van készítve a különböző szakágak nyilvántartásaival történő adatkapcsolatra a kézi adatrögzítés kiváltása céljából.

 

Természetesen itt is csatolhatjuk az eredeti dokumentumokat pdf formátumban is.

 

7.    Szertár nyilvántartás

 

A DataMagic Vállalatirányítási rendszer szertár nyilvántartó moduljának célja, hogy a kollégák illetve a sportolók részére eszközöket lehessen kiadni illetve visszavételezni, valamint egy adott napra vonatkozóan egyszerűen és pontosan meg lehessen mondani, hogy:

  • egy adott dolgozónál vagy sportolónál milyen eszközök vannak (partnernyilvántartóból)
  • egy adott eszköz melyik személy részére lett kiadva (lekérdezéssel).

 

Eszköz kiadás

 

A szertárosok jogosultak a felelősségük alá tartozó szertárakból sportolóknak vagy dolgozóknak eszközöket kiadni. A szertárban lévő eszközökért a szertárosok a felelősek, a személyre kiadott eszközök pedig egy elkülönült raktárba kerülnek, így azokat eladni vagy más dolgozónak kiadni nem lehet.

 

Minden egyes kiadás mellé a rendszer automatikus jegyzőkönyvet nyomtat, amely tartalmazza a kiadott tételeket, és amelyet kinyomtatva és aláírva veszi át ténylegesen a tételeket a sportoló, dolgozó. Egy bizonylattal akár több tételt összefogva is ki lehet adni a termékeket, és a jegyzőkönyv az összes átadott tételt tartalmazza.

 

Az egyes kiadások mellé dokumentum csatolási lehetőségre is van mód. A bescannelt és aláírt jegyzőkönyv mellékelhető és letárolható a későbbi ellenőrizhetőség kedvéért.

Kiadási bizonylat készítése után lehetőség van a termék selejtezésére vagy felhasználására, ami automatikusan maga után vonja a készletcsökkentést és a számvitel felé a megfelelő kontírozást.

 

Visszavételezés

 

Visszavételezni csak a korábban már kiadott eszközök közül lehet. A visszavételezett eszközökhöz státuszt lehet rendelni: normál állapotban visszavételezve, sérült, használhatatlan vagy eltűnt.

 

Minden egyes visszavételezés mellé a rendszer automatikusan jegyzőkönyvet nyomtat, ami tartalmazza a visszavett tételeket, azok státuszait, amelynek a kinyomtatásával és aláírásával veszi vissza ténylegesen a szertár felelőse a tételeket.

 

Az egyes visszavételezések mellé szintén van lehetőség a bescannelt és aláírt jegyzőkönyv csatolására a későbbi ellenőrizhetőség céljából.

 

Visszavételezés után egyidejűleg selejtezést is lehet indítani, például sérült vagy eltűnt termékek esetén. A selejtezés után a rendszer képes számlát kiállítani az egyéni szertár tulajdonosának, amelyen a kijelölt termék szerepel, bruttó nagyker áron, de ez felülírható egy tetszőleges összeggel.